Comment gérer une équipe à distance (et les outils pour vous aider à le faire) ?

La pandémie a changé la façon dont les gens travaillent et les entreprises fonctionnent – ce qui lui a valu le terme de « la grande démission » . Cela a conduit des entreprises de tous les secteurs à proposer du travail hybride et à distance pour offrir un équilibre travail / vie sain qui retient et attire les talents.

 

A Genève, environ un tiers des employés de bureau sont retournés au travail entièrement en personne selon les données du Future Forum, tandis que ce pourcentage n’est que de 26% dans le reste de la Suisse. Les gens ne se précipitent clairement pas au bureau et de nombreux employés ont le sentiment qu’ils ont bien performé à la maison, alors ne voyez pas la nécessité d’abandonner cette flexibilité. 

Cependant, il y a des défis pour les gestionnaires et autres pour gérer une équipe à distance. En l’absence de réunions en face à face, il peut y avoir une déconnexion entre les employés et les employeurs s’il n’y a pas de plan en place et d’outils appropriés pour vous aider à rester connecté. 

 

Examinons des moyens simples mais efficaces que vous pouvez utiliser pour gérer une équipe distante de toute taille afin de favoriser la collaboration et l’engagement.

1. Définir les attentes

Si vous avez une main-d’œuvre principalement distante ou hybride, vous devez définir des attentes. Faites savoir à votre personnel ce qu’on attend d’eux et ayez des livrables dont ils sont responsables afin qu’ils sachent ce qui est requis quotidiennement et hebdomadairement. 

 

Ces attentes doivent être réalistes et réalisables, avec des échéanciers. Cependant, comme tout projet ou affectation de travail, la flexibilité doit être intégrée, en particulier lorsque les gens comptent sur d’autres pour fournir des données ou des informations. 

Vous devez également vous concentrer sur des résultats tangibles, par exemple, votre gestionnaire de médias sociaux a pour objectif de fournir une augmentation de 2 % de l’engagement sur Facebook sur un mois sur la base d’une campagne de génération de leads. 

 

Pour livrer, tous les employés doivent avoir accès à leur équipe ou aux membres du personnel concernés qui peuvent les aider. En tant que responsable, vous devez également être disponible et planifier des visites ou des réunions régulières pour discuter du projet et de tout obstacle ou obstacle à la réalisation des résultats.

 

Assurez-vous de fixer des limites autour des heures de travail afin que les gens finissent à l’heure et ne fassent pas d’heures supplémentaires. 

2. Construire une culture de confiance

Cela peut être difficile lorsque vous ne voyez pas votre personnel tous les jours, car vous ne savez pas exactement ce qu’il fait ni quand. Mais la confiance est cruciale dans ce nouvel environnement de travail. 

 

Pour le personnel existant, vous devez déjà savoir de quoi il est capable et le niveau de travail qu’il peut fournir. Si vous êtes nouveau dans le rôle de gestionnaire, parlez à votre cadre supérieur ou à votre équipe des RH pour en savoir plus sur votre équipe afin de connaître ses forces et ses faiblesses et le niveau de gestion qui peut être requis. 

 

Pour les nouvelles recrues, vous avez peut-être participé au processus d’entretien ou vous pouvez avoir accès à leur CV. Au début, ce serait une bonne idée d’avoir des check-ins quotidiens afin que vous puissiez les présenter à l’entreprise et à l’équipe. Vous voulez éviter que quiconque se sente isolé ou laissé pour compte.  

 

Cependant, dans les deux cas, veillez à ne pas micro-gérer et faites confiance à votre personnel pour qu’il vienne à vous lorsqu’il a besoin de conseils ou qu’il souhaite discuter de quelque chose. La micro-gestion est rarement appréciée !

 

« Le travail à distance peut en fait vraiment aider les gens à pouvoir prendre ce temps entre le travail et se rafraîchir et faire des choses qui leur donnent une vie beaucoup plus robuste et en trois dimensions qui leur permettent également de faire un travail beaucoup plus excellent », a déclaré un spécialiste.  

 

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3. Effectuez des vérifications régulières

La régularité de vos check-in et rendez-vous dépendra de votre équipe. Il y aura des moments – comme une nouvelle campagne de marketing – où plus de réunions seront nécessaires et des discussions seront nécessaires. 

 

Mais il y aura aussi des moments où les gens sauront ce qui est nécessaire, auront un calendrier en place et devront livrer. Cela peut signifier qu’il faut moins de temps sur Zoom et que les choses peuvent être faites par e-mail ou par d’autres outils de communication.  

 

La régularité dépendra également de l’employé. Certains ont besoin de plus de gestion et de conseils que d’autres – pensez aux nouveaux arrivants – alors ajustez vos enregistrements en conséquence. Il est également avantageux d’avoir des réunions d’équipe régulières pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. 

 

N’oubliez pas que vous pouvez toujours demander aux membres de l’équipe ce qu’ils attendent et attendent de vous afin de répondre à leurs besoins. Les commentaires peuvent être le meilleur moyen de savoir ce qui est requis. 

 

« Près de 46 % des personnes interrogées ont déclaré que le manque de communication est le plus grand défi pour gérer le travail à distance »

4. Offrir des encouragements et un soutien émotionnel

Il y a un risque dans un scénario de travail à distance que les gens se sentent isolés ou stressés. Certaines personnes travaillent bien seules et par leurs propres moyens, tandis que d’autres ont besoin de plus de soutien. 

 

Assurez-vous de vérifier auprès de tous les employés. Même en posant une question simple comme « Comment trouvez-vous le travail à distance ? » peut vous aider à comprendre comment chaque membre de l’équipe s’en sort. 

 

L’intelligence émotionnelle est importante en tant que compétence de leadership. Cela peut aider à améliorer vos relations à tous les niveaux, et vous devriez vous efforcer de le pratiquer tous les jours sur le lieu de travail. Il est également lié au coaching et au mentorat qui vous aideront à faire ressortir le meilleur de vos employés. 

 

« Il était clair qu’une fois que la pandémie a frappé, il y avait beaucoup de défis, mais il y avait aussi des avantages comme la flexibilité de pouvoir travailler de n’importe où, et nous avons tous été surpris par la mesure dans laquelle vous pouvez faire avancer les choses sur Zoom, Dropbox et autres outils. Nous avons réfléchi à la façon d’obtenir le meilleur des deux mondes. Donc, nous sommes d’abord virtuels, mais pas uniquement virtuels », a déclaré le PDG et fondateur de Dropbox dans un podcast. 

5. Perfectionnez vos compétences à distance

Lorsque les personnes travaillent à distance, certaines compétences peuvent avoir besoin d’être acquises ou actualisées, telles que la gestion du temps . Le perfectionnement de cette compétence permanente aidera les employés à gérer leur temps pour s’adapter aux réunions et livrer le travail dans un délai défini. 

 

Les autres compétences qui peuvent être requises en tant que travailleur à distance (compétences pratiques et non techniques) sont :

• Gestion de projet
• Organisation et planification
• Communication en ligne
• Collaboration
• Cartographie mentale
• Vidéo conférence
• Visualisation de données
• Adaptabilité
• Motivation personnelle
• Organisation et planification
• Présentation 
• Logiciels (par exemple Google Docs, Gmail, etc.)

 

Il existe une gamme de compétences qui doivent être perfectionnées pour réussir à travailler à distance. C’est à vous en tant que manager et à l’entreprise de fournir les outils et la formation nécessaires pour faciliter cette nouvelle façon de travailler.  

 

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