Comment structurer la gestion des absences dans une entreprise en Alsace ?

par Daniel

Vous êtes le dirigeant d’une belle PME en Alsace. Votre entreprise connaît une belle croissance depuis quelques années. Vous recrutez régulièrement de nouveaux employés. Votre effectif grandit et la gestion administrative devient de plus en plus complexe à suivre, notamment au niveau de la gestion des congés. Cet article vous apporte de précieux conseils pour l’optimiser au mieux.

Stop aux feuilles de papier !

Vos employés utilisent des formulaires papiers pour faire leur demande de congés. Ces feuilles volantes sont régulièrement perdues. Cela vous prend en outre un temps fou pour les pointer au moment de la préparation de la paie avec évidemment un risque d’erreurs accru du fait de cette saisie manuelle.

La bonne nouvelle, c’est que vous allez bientôt pouvoir changer la donne en installant un logiciel de gestion des congés. Ce type de logiciel très en vogue dans les entreprises depuis quelques années permet de gérer de façon entièrement automatisée les absences. Les employés soumettent leur demande en ligne. Ensuite, le responsable les valide. Puis le rapport complet permet de préparer la paie très rapidement. Le gain de temps est vraiment considérable. Les erreurs sont réduites à néant. Cerise sur le gâteau, c’est écologique puisque vous n’utilisez plus de feuilles de papier.

Planifier à l’avance

Le secret d’une gestion optimale des vacances des salariés, c’est la planification. Et cette planification est d’autant plus simple qu’elle est entreprise assez longtemps avant la période de coupure d’été. Certains employés n’ont aucune difficulté à poser leurs congés des mois à l’avance. Ils sont prévoyants et cela facilite la gestion de l’entreprise. D’autres s’y prennent toujours à la dernière minute. Pour cela, il faut que leur manager agisse de façon proactive pour leur demander de se positionner au plus tôt.

Être flexible dans l’organisation

Parfois, il arrive que des employés expriment le besoin de partir en congés de façon inattendue. Cela peut être lié à un événement familial comme un décès ou plus généralement lorsqu’un besoin de prendre du repos se fait sentir. Le manager doit faire son possible pour accommoder les demandes des salariés. Bien sûr, il a toujours le dernier mot mais il faut éviter de créer de la frustration qui pourrait avoir un impact par la suite sur la motivation.

Le plus simple est de fixer des règles claires pour la prise de congés. Par exemple, demander aux salariés de faire leurs demandes au moins 1 mois à l’avance. Ensuite, vous pouvez également leur suggérer de vérifier que leurs collègues seront là pendant cette période pour couvrir leur absence. Le but est d’éviter toute désorganisation préjudiciable de la bonne marche des projets.

Organiser les congés est donc relativement simple pour peu que l’on prenne le temps de bien structurer le processus. Cela demande un peu de temps en amont mais cela permet d’en économiser beaucoup en aval grâce à une organisation optimale des absences.

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